Wanneer doe je het beste zelf de administratie en wanneer besteed je het uit?
Het is tegenwoordig niet meer zo ingewikkeld om als bedrijf zelf de salarisadministratie te doen. De software die beschikbaar is om de bedrijven daarbij te helpen is zeer geavanceerd. Die is voorzien van alle wet- en regelgeving en van de CAO’s van de belangrijkste beroepsgroepen. Daarnaast worden er door de software veel controles gedaan op fouten. Het is dus in principe niet zo heel ingewikkeld om de salarisadministratie zelf ter hand te nemen, maar er zijn meer opties voor de afweging om die administratie zelf te doen of uit te besteden.
Redenen om de salarisadministratie uit te besteden
De salarisadministratie is een klus die ver afstaat van de kernactiviteiten die een bedrijf ontplooit. Deze administratie wordt gezien als een tijdrovende bezigheid, waarvoor specifieke kennis aanwezig moet zijn. Het is een gemakkelijke oplossing om de salarisadministratie volledig in handen te geven van een administratiekantoor. De specialisten van dat kantoor kunnen jou en je werknemers antwoord geven op alle vragen en je bent als bedrijf niet meer zelf verantwoordelijk voor de loonadministratie. De keerzijde van uitbesteden is, dat daar best hoge kosten tegenover staan, terwijl jouw HR afdeling een aanzienlijk een deel van het werk nog zelf moet doen, zoals de controle van de urenregistratie en de declaraties.
Argumenten om de salarisadministratie zelf te doen
Het belangrijkste argument om de loonadministratie zelf te doen is, dat daarmee veel geld kan worden bespaard. Als je er een beetje in duikt zal je zien dat het met de complexiteit van de software voor de loonadministratie wel meevalt. Bovendien zijn er in de afgelopen decennia diverse handige tools ontwikkeld, waardoor de hoeveelheid werk die met deze administratie gepaard gaat flink is gedaald. Daarbij kan worden gedacht aan apps waarmee werknemers zelf hun urenregistratie, declaraties, ziekmeldingen en verlof kunnen regelen.
De beste keus voor welk soort bedrijf
Er is een vrij simpele methode waarmee je kunt inschatten of je de loonadministratie zelf moet doen of deze beter kunt uitbesteden. Als jouw bedrijf wars is van digitalisering is uitbesteden de beste optie. Maar als je toch al bezig bent om de processen in de organisatie te digitaliseren, is zelf doen van de loonadministratie een goede optie. Het kost wel wat capaciteit, maar zelf doen levert veel geld op. De kans op fouten is relatief klein, want de software is daartegen beveiligd.